Datenschutz im Unternehmen: Worauf Sie nach der DSGVO achten müssen!

Gunnar Krüger

In der digitalen Welt ist der Schutz personenbezogener Daten für Unternehmen unverzichtbar. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt klare Vorgaben, die alle Unternehmen einhalten müssen. Doch welche Pflichten entstehen daraus konkret? Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen DSGVO-konform agiert?

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Gunnar Krüger, der Mandanten seit vielen Jahren auf dem Gebiet des Datenschutzrechts erfolgreich berät, informiert Sie in diesem Beitrag über die wichtigsten Anforderungen und praxistaugliche Lösungen.

Seine Kanzlei unterstützt Unternehmen mit maßgeschneiderten Beratungen, der Erstellung rechtssicherer Dokumente und praxisnahen Schulungen für Mitarbeiter.

Das erwartet Sie:

1. Was bedeutet Datenschutz im Unternehmen?
2. Welche Pflichten haben Unternehmen im Datenschutz?
3. Wer ist im Unternehmen für den Datenschutz verantwortlich?
4. Datenschutzverletzungen: Wann liegt ein Verstoß vor?
5. Maßnahmen zur DSGVO-Compliance: Was Unternehmen tun sollten und tun müssen, um Datenschutzrisiken zu minimieren
6. Fazit: Die wichtigsten Punkte zusammengefasst
7. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Was bedeutet Datenschutz im Unternehmen?

Datenschutz umfasst alle Maßnahmen, die personenbezogene Daten vor Missbrauch, Verlust oder unbefugtem Zugriff schützen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Kundendaten, Mitarbeiterinformationen oder Lieferantendaten sorgfältig verarbeitet werden. Die DSGVO definiert hierzu spezifische Vorschriften, deren Missachtung zu hohen Bußgeldern führen kann.

2. Welche Pflichten haben Unternehmen im Datenschutz?

Die DSGVO schreibt Unternehmen umfangreiche Verpflichtungen vor:

• Rechenschaftspflicht: Unternehmen müssen die Einhaltung der DSGVO nachweisen können.
• Transparenz: Kunden und Mitarbeiter müssen darüber informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet werden.
• Datensicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen) müssen getroffen werden.
• Rechte der Betroffenen: Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten.
• Meldung von Datenschutzverletzungen: Unternehmen müssen Verstöße innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde melden.

Mehr zu unseren Leistungen im Datenschutzrecht erfahren Sie hier.

3. Wer ist im Unternehmen für den Datenschutz verantwortlich?

Die Verantwortung liegt grundsätzlich bei der Geschäftsleitung. In vielen Fällen ist es jedoch notwendig, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Ein solcher ist verpflichtend, wenn:

• das Unternehmen mindestens 20 Mitarbeiter hat, die personenbezogene Daten verarbeiten,
• besonders sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden oder
• eine umfangreiche Überwachung von Personen erfolgt.

4. Datenschutzverletzungen: Wann liegt ein Verstoß vor?

Eine Datenschutzverletzung liegt vor, wenn personenbezogene Daten verloren gehen, unbefugt eingesehen oder weitergegeben werden, z.B.:

• Ein Mitarbeiter versendet eine E-Mail mit Kundendaten an den falschen Empfänger.
• Ein Hackerangriff führt zum Diebstahl von Kundendaten.
• Papierdokumente mit sensiblen Informationen werden ungesichert entsorgt.

Praxisbeispiel: Datenschutzverletzung vermeiden

Ein mittelständisches Unternehmen speichert Kundendaten in einer ungesicherten Cloud. Eines Tages wird das System gehackt und tausende Kundendaten werden entwendet. Die Folge: Hohe Bußgelder und ein massiver Vertrauensverlust bei den Kunden. Durch eine rechtzeitige Beratung hätte das Unternehmen geeignete Sicherheitsmaßnahmen implementieren können, um diesen Vorfall zu verhindern.

5. Maßnahmen zur DSGVO-Compliance: Was Unternehmen tun sollten und tun müssen, um Datenschutzrisiken zu minimieren

Datenschutzstrategie entwickeln

Die Geschäftsleitung sollte eine klare Datenschutzstrategie definieren. Dazu gehört die Identifikation der relevanten Datenschutzrisiken sowie die Entwicklung interner Leitlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Ein wichtiger Bestandteil der DSGVO-Compliance ist die Schulung der Mitarbeiter. Datenschutzbewusstsein sollte regelmäßig durch interne Workshops oder externe Schulungen gefördert werden. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wie personenbezogene Daten sicher verarbeitet und weitergegeben werden dürfen.

Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, ein Verzeichnis aller Datenverarbeitungsprozesse zu führen. Dieses Verzeichnis hilft nicht nur bei der Dokumentationspflicht, sondern auch dabei, potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.

Implementierung technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen

Die Sicherheit personenbezogener Daten sollte durch Maßnahmen wie starke Passwortrichtlinien, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Firewalls und regelmäßige Updates der IT-Infrastruktur gewährleistet werden. Zudem müssen organisatorische Maßnahmen, wie Zugriffsrechte und klare Richtlinien zur Datenverarbeitung, umgesetzt werden.

Benennung eines Datenschutzbeauftragten

Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern oder einer umfangreichen Datenverarbeitung müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen. Dieser kann intern oder extern bestellt werden und ist für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben verantwortlich.

Regelmäßige Durchführung eines Datenschutz-Audits

Unternehmen sollten in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob sie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Ein internes oder externes Audit kann Schwachstellen identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzeigen.

Erstellung und Aktualisierung von Datenschutzdokumenten

Dazu gehört die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Datenschutzerklärungen, Vertragswerken und internen Datenschutzrichtlinien. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten erfüllt sind.

Umgang mit Datenschutzanfragen und Beschwerden

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten. Unternehmen müssen klare Prozesse definieren, um solche Anfragen schnell und rechtskonform zu bearbeiten.

Vorbereitung auf Datenschutzverletzungen

Datenpannen können auch bei bester Vorsorge passieren. Deshalb sollten Unternehmen einen Notfallplan für den Umgang mit Datenschutzverletzungen haben, um im Ernstfall schnell und effektiv reagieren zu können. Dazu gehört auch die Schulung der Mitarbeiter im richtigen Verhalten bei einem Vorfall.

6. Fazit: Die wichtigsten Punkte zusammengefasst

• Jedes Unternehmen – egal welcher Rechtsform oder Branche –  muss die DSGVO einhalten und personenbezogene Daten schützen.
• Datenschutzpflichten umfassen Rechenschaftspflicht, Transparenz, Datensicherheit und Meldepflichten.
• Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten kann erforderlich sein und muss immer geprüft werden.
• Datenschutzverletzungen können hohe Strafen und Imageverluste verursachen.
• Unternehmen sollten eine klare Datenschutzstrategie entwickeln und regelmäßig überprüfen.
• Eine professionelle Beratung hilft, Risiken zu minimieren.

7. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Bildquellennachweis: anyaberkut | Canva.com